Pregunta más frecuente
El presente instructivo está apuntado a todos los sectores involucrados en el manejo de ordenes de servicio técnico.
1. Se generará UNA orden por CADA PROBLEMA que el cliente tenga:
a. El comentario inicial será colocado SOLAMENTE en el campo OBSERVACIONES (marcado en la imagen en azul).
b. Se deberá seleccionar quién solicita el servicio, si no está en la lista de contactos, se deberá escribir el nombre. En los casos que sea ingresada por el operador (entiéndase problema detectado por el mismo), el campo contacto quedará vacío.
2. De existir una situación donde el cliente reclama por la misma situación o operaciones considera que se le debe dar una atención prioritaria y la orden continua abierta se generará un reclamo:
a. Reclamo tecnico "menor" se envía correo electrónico (ver ítems 2.d como proceder)
b. Situación considerada grave (sirena disparada, no puede desactivar equipo, etc) se ingresa reclamo y se dará aviso en el momento a las personas designadas para atender estas situaciones en cada empresa y se envía la orden.
c. Para el envio de los correos se usara SoftGuard directamente.
d. Una vez tengamos la orden generada con su respectivo reclamos vamos a IMPRIMIR ORDEN
e. Seleccionamos "ver acciones" e imprimir
f. Seleccionamos "Enviar por mail"
g. Seleccionar el grupo de correos correspondiente al dealers desde "Agregar lista de correo"
Se podrá modificar el asunto en caso de que se requiera, no es necesario agregar ningún comentario adicional ya que todo estará en base a lo que ingresemos a la orden de servicio.
3. Cualquier comentario que CDO, técnica o administración le sea necesario hacer que no sea un "RECLAMO" se deberá ingresar en la pestaña "OBSERVACIONES" en la parte izquierda, encima de "RECLAMOS".
Por ejemplo, cuando el técnico concurre al lugar y no puede culminar el servicio técnico deberá ingresar un comentario en observaciones para dejar registrado el motivo.
4. En el listado derecho se tiene la pestaña "ACCIONES" en la cual se podrá observar todos los cambios que la orden tenga, de ese modo no tendremos la necesidad de recorrer todas las pestañas para ver lo que a sucedido.
Desde la app TecGuard para ver el motivo inicial de la orden como así sus reclamos posteriores vamos directamente a "ACCIONES", de esa forma el técnico verá todo lo relacionado a esa orden de servicio.
De la misma forma que en Desktop, en la app se tiene las opciones de, agregar "RECLAMOS" y "OBSERVACIONES"
Si el técnico ya cerrará la orden, en ese momento ingresará la observación de cierre, sin la necesidad de hacerlo por separado.
5. Los operadores NO abrirán una orden nueva si ya se tiene una por el mismo tema, como lo indica el punto 2, si hay reclamo se ingresa en la existente relacionada al problema que se vuelve a reclamar.
6. Órdenes de Servicio por (NSR) test no recibido o (MFL) módulos comunicadores fuera de línea.
a. Se notificará una vez telefónicamente o por Zello (al momento que se genera la orden), en aquellos casos que la empresa así lo requiera.
Todas las empresas deberán designar una casilla de correo para recibir las notificaciones sobre las órdenes de servicio creadas.
b. Si hay un nuevo episodio y la orden de servicio continúa abierta se da como entendido que el cliente/empresa está enterada de la situación y aún no pudo solucionar el problema.
c. La orden de servicio como el aviso por correo es un documento de registro y notificación de un problema, por lo cual es fundamental el buen manejo de las mismas.